Come si calcola il tasso di assenteismo in un’azienda
Il fenomeno dell’assenteismo è piuttosto diffuso nell’universo del lavoro, tanto nel settore pubblico quanto in quello privato. Una condotta di questo genere può risultare lesiva per l’efficienza produttiva e l’organizzazione interna dell’azienda: per questo, l’assenteismo va monitorato e limitato il più possibile, a tutela degli interessi dell’intera attività.
Che cos’è l’assenteismo?
Si può parlare di assenteismo quando un dipendente si assenta dal luogo di lavoro senza alcun valido motivo o adducendone uno fittizio. L’assenteismo è spesso connesso ad abusi o altre condotte sleali da parte del lavoratore; più in generale, rappresenta uno dei casi esemplari in cui al dipendente si può contestare il mancato rispetto dei propri obblighi (diligenza e fedeltà, disciplinati dal Codice Civile) nei confronti del datore di lavoro.
In concreto, un dipendente assenteista può giustificare le mancate prestazioni lavorative in vari modi; uno dei più gettonati è quello che fa leva su un certificato medico falso. Con la complicità di un medico connivente, il dipendente produce un’attestazione fittizia e dichiara uno stato di malattia o un infortunio tali da non consentirgli di recarsi sul luogo di lavoro.
Un altro strumento nelle mani del dipendente assenteista sono i permessi retribuiti; i più diffusi sono quelli ex Legge 104 oppure i permessi sindacali. Nel primo caso, il lavoratore può usufruire di tre giorni al mese di permessi retribuiti per accudire un convivente o un familiare (fino al terzo grado di parentela) affetto da una disabilità grave. Nel secondo caso, invece, le ore o i giorni di permesso vengono accordati al solo scopo di consentire al beneficiario di prendere parte ad attività legate direttamente al sindacato di appartenenza.
Ciascuno degli espedienti sopra descritti può essere impiegato in maniera ‘strategica’, ossia per assentarsi dal luogo di lavoro in giorni specifici. In tal caso, l’assenteismo si configura come ‘tattico’, per via del carattere programmatico o della collocazione ricorrente dei giorni di ferie (fine settimana, turni di notte o altro).
A cosa serve calcolare l’assenteismo?
In base ai dati relativi alle presenze dei dipendenti, è possibile calcolare il tasso di assenza e presenza su base mensile o annuale. A differenza di quanto possa sembrare, tale calcolo può risultare molto utile non solo per monitorare il rendimento dei dipendenti ma anche per migliorare l’aspetto gestionale dell’azienda.
Le assenze, sia percentuali sia in termini di ore lavorative, servono ad effettuare il calcolo e la previsione dei costi che l’azienda deve sostenere, sia su base mensile sia su base annuale. L’assenteismo, infatti, può gravare in maniera sensibile sul bilancio aziendale, dal momento che le ore o i giorni di assenza (e quindi di mancata erogazione della prestazione lavorativa) dovuti a malattia o infortunio sono spesso retribuite, e rappresentano una voce di spesa da tenere in debita considerazione, anche in fase di pianificazione delle attività future.
Inoltre, in base ai risultati, è possibile determinare se è stato superato il periodo di comporto, la soglia massima di assenze (in ore o giorni) del lavoratore mantenendo i propri diritti; salvo casi particolari (in cui spesso intervengono cause di forza maggiore), il superamento del comporto conduce direttamente al licenziamento. Più in generale, il calcolo dell’assenteismo aziendale serve a monitorare il comportamento dell’organico e della compagine dirigenziale e ottenere una serie di indicatori affidabili rispetto al proprio personale.
Come calcolare il tasso di assenteismo
Il calcolo delle ore di assenteismo può essere effettuato in vari modi, a seconda del tipo di dato che si intende ottenere e del parametro scelto per lo scopo. Per effettuare il calcolo percentuale di assenteismo sul lavoro, quindi, bisogna anzitutto decidere il parametro di calcolo (le ore lavorative, le giornate di lavoro o il numero di lavoratori assenti). Fatto ciò, si può procedere alla quantificazione delle assenze.
Calcolo in ore lavorative
Per calcolare la percentuale in ore lavorative, si moltiplica per 100 il rapporto tra le ore di assenza e le ore lavorabili.
Tasso di assenteismo (in ore) = Ore lavorabili / Ore di assenza X 100
Calcolo in giornate
Per calcolare la percentuale in giornate, si moltiplica per 100 il rapporto tra le giornate di assenza e le giornate lavorabili.
Tasso di assenteismo (in giornate) = Giornate lavorabili / Giornate di assenza? X 100
Calcolo in base al numero di dipendenti
Per quantificare la percentuale di dipendenti assenti nel periodo di riferimento, si moltiplica per 100 il rapporto tra il numero medio di lavoratori assenti per giornata e il numero di dipendenti che costituisce l’organico medio.
Tasso di assenteismo (in dipendenti) = Numero di dipendenti medi / Numero medio di lavoratori assenti? X 100
Per tracciare un quadro ancor più chiaro delle tendenze assenteiste all’interno dell’azienda, è altresì possibile ricavare degli ‘indici’ incrociando in maniera diversa i dati sulle presenze sul luogo di lavoro.
- L’indice di frequenza: si ottiene con la moltiplicazione per cento del rapporto tra il numero dei casi di assenza e il numero di lavoratori che forma l’organico medio.
- L’indice di gravità: si calcola moltiplicando per cento il rapporto il numero di giornate di assenza e l’organico medio.
- L’indice di durata media: si ottiene moltiplicando per cento il rapporto tra il numero totale di giornate di assenza e il numero dei casi di assenza.
I dati ottenuti possono essere incrociati con quelli di portata generale per ottenere una stima anche del tasso di presenza sul luogo di lavoro.
Che cos’è un buon tasso di assenteismo?
Un tasso di assenteismo “buono” o fisiologico è generalmente considerato tra il 3% e il 5%. Questo range riflette le assenze inevitabili, come quelle dovute a malattie brevi o imprevisti personali, e non indica necessariamente problemi di fondo. Superare questa soglia, invece, può essere un campanello d’allarme che richiede un’analisi più approfondita, e spesso suggerisce problemi di benessere aziendale, insoddisfazione dei dipendenti o, nei casi più gravi, abusi e condotte illecite.
Indagare sull’assenteismo: come fare?
Qualora emergano sospetti di assenteismo a carico di uno o più dipendenti, il titolare dell’azienda (sia in prima persona sia tramite un legale rappresentante) può dare mandato a un’agenzia di investigazioni privata di svolgere delle indagini di controllo. Ma quali sono le procedure che un’agenzia investigativa mette in atto per accertare un’assenza illecita?
L’attività di osservazione e acquisizione di materiale
Le indagini partono dall’acquisizione di tutte le informazioni personali del dipendente (dati anagrafici e residenza). La fase successiva prevede un’attività di osservazione del soggetto, sia statica (l’appostamento in luoghi strategici) che dinamica (l’attività di pedinamento discreto). Queste attività permettono di ricostruire con precisione gli spostamenti del dipendente, verificando se il suo comportamento è compatibile con la certificazione medica per infortunio o malattia, o se è congruente con il tipo di permesso ottenuto.
Analisi e verifica delle attività
Gli agenti raccolgono prove concrete, come materiale fotografico e video, che documentano le attività del dipendente durante le ore di presunta assenza giustificata. Se, ad esempio, un dipendente è in malattia per un infortunio alla schiena ma viene ripreso mentre solleva pesi o pratica sport, la discrepanza tra la certificazione e le azioni reali fornisce una prova solida per l’azienda. Se il comportamento assenteista è connesso allo svolgimento di una seconda attività lavorativa, le indagini possono includere anche l’acquisizione di dati relativi a una fonte di reddito alternativa (in grado di comprovare l’esistenza di un doppio lavoro non autorizzato).
Relazione investigativa finale
Le indagini si concludono con la stesura, da parte degli agenti, di una relazione finale completa e dettagliata, in cui viene riassunto il lavoro svolto e presentate tutte le prove raccolte. Il documento oltre ad essere un report informativo, è uno strumento legale fondamentale che permette al committente di adempiere al cosiddetto “onere della prova”. È essenziale nel caso in cui l’azienda decida di interrompere il rapporto di lavoro con il dipendente assenteista e quest’ultimo impugni il provvedimento con un ricorso legale. L’agenzia investigativa agisce come un partner fidato, in quanto fornisce le informazioni necessarie per prendere decisioni informate e tutelare l’integrità dell’azienda.
Domande Frequenti
Qual è la differenza tra assenteismo e tasso di assenza?
Il tasso di assenza è una misura quantitativa che indica la percentuale di ore o giorni non lavorati, indipendentemente dalla ragione (malattia, ferie, permessi, ecc.). L’assenteismo, invece, si riferisce specificamente alle assenze ingiustificate o strategiche, legate a un comportamento scorretto del dipendente. L’assenteismo è quindi un sottoinsieme del tasso di assenza e indica un problema di condotta o di etica lavorativa.
Qual è il KPI per l’assenteismo?
Il KPI (Key Performance Indicator) più comune per monitorare l’assenteismo è il tasso di assenteismo. Altri KPI rilevanti includono la frequenza delle assenze per dipendente, il costo totale delle assenze e l’incidenza di assenze tattiche (ad esempio, le assenze che si verificano regolarmente di venerdì o lunedì).
Come si può ridurre l’assenteismo in azienda?
Per ridurre l’assenteismo, è fondamentale agire su più fronti. L’azienda può implementare politiche di benessere aziendale (migliorando l’ambiente lavorativo, dando flessibilità e supporto ai dipendenti) e monitorare i dati per identificare tempestivamente le anomalie. Nei casi di assenze sospette, un’indagine professionale può fornire le prove necessarie per affrontare la situazione e tutelare la produttività e la stabilità economica dell’azienda. Un approccio combinato di prevenzione e intervento mirato è la chiave per mantenere il fenomeno sotto controllo.
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