Cos’è il codice di comportamento aziendale, e come indagare sulle violazioni

Un’azienda è un organismo complesso, la cui struttura è fatta di tanti componenti diversi; a ciascuno sono affidati compiti, mansioni, responsabilità e doveri. Il rispetto della gerarchia e degli oneri connessi alla propria posizione rappresenta un valore fondamentale per la salvaguardia delle attività aziendali e la loro buona riuscita. Da ciò emerge la necessità, soprattutto per le aziende più grandi e strutturate, di adottare un codice di comportamento interno in grado di regolare – dal punto di vista etico e disciplinare – lo svolgimento della prestazione lavorativa, nel rispetto dei diritti e dei doveri riconosciuti al lavoratore dipendente.
Cos’è il codice di comportamento di un’azienda
Il codice di comportamento di un’azienda (spesso indicato anche come “codice etico aziendale”) è un insieme di norme, di natura etica e sociale, sottoscritte in forma volontaria da tutti i membri dell’organico aziendale. Le disposizioni sono contenute in un documento, redatto in forma scritta; secondo quanto disposto dal decreto legislativo n. 31 del 8 giugno 2001 (“Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica”) il codice è parte integrante del modello di organizzazione e gestione dell’azienda. L’articolo 6 del decreto legislativo sopra citato, in particolare, prevede che un ente non è responsabile di un reato commesso da soggetti con funzioni di direzione o rappresentanza se “ha adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi”. In aggiunta, lo stesso decreto legislativo afferma che “il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento è affidato a un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo”.
Un modello di gestione aziendale, secondo la normativa in vigore, deve individuare gli ambiti in cui possono essere commessi dei reati; in aggiunta, deve “prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente in relazione ai reati da prevenire” e delineare adeguate modalità di gestione delle risorse finanziare. Inoltre, l’organismo deputato alla vigilanza ed all’imposizione del rispetto dei protocolli deve essere debitamente informato; la normativa dispone, infine, l’introduzione di “un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello”.
Dal punto di vista tecnico, il codice etico ha una struttura ben precisa che prevede l’elencazione di norme e principi, le misure sanzionatorie in caso di mancata osservanza delle disposizioni e la promozione dei principi del codice stesso. Il processo di stesura del documento passa attraverso tre fasi successive: un’attenta analisi della struttura aziendale, l’individuazione dei principi etici fondanti (tramite consultazioni tra le parti in causa) e lo loro discussione con gli stakeholders. Il codice deve essere poi approvato e tutte le misure concordate vanno implementante, adeguando procedure e protocolli interni affinché siano congruenti con le disposizioni incluse nel codice etico dell’azienda.
Perché è molto importante
Il codice di comportamento aziendale è, com’è facile intuire, di cruciale importanza; come spiega Salvatore Piccinni – Managing Director Head of Southern Europe di Inside Intelligence & Security Investigations, esso assolve a diverse funzioni; la prima è quella di carattere disciplinare, ossia stabilire regole chiare per lo svolgimento delle attività interne, organizzandole in maniera efficace e funzionale ed individuando le sanzioni da comminare a chi infrange le disposizioni contenute nel codice etico. Quest’ultimo, come già accennato, è una componente fondamentale del modello di gestione interna: la corretta implementazione delle norme mette l’azienda al riparo da determinate responsabilità penali. Più in generale, esso rappresenta il principale strumento di tutela della disciplina interna, un valore cruciale per un’organizzazione armonica delle attività aziendali. Il codice punta a regolamentare ogni aspetto della “vita” dell’azienda: dal processo di produzione, alle responsabilità dei dipendenti verso i propri pari e i superiori. Per questo è così importante: da un lato offre le linee guida ai lavoratori, dall’altro tutela gli interessi dell’azienda da molti punti di vista. Naturalmente, trattandosi di un documento sottoscritto su base volontaria, le disposizioni devono essere eque ed in grado di proteggere, in maniera equidistante, i diritti dei dipendenti e quelli dell’ente datore di lavoro.
Quali possono essere le violazioni
Come detto, un codice etico aziendale individua i possibili reati e stabilisce le sanzioni previste nel caso questi vengano commessi; parimenti, comprende quali siano le violazioni che espongono i trasgressori a provvedimenti disciplinari.
Non è facile descrivere, in maniera assoluta, cosa costituisca una violazione del codice etico aziendale ma si può far ricorso ad un esempio. Se in un codice è stabilito che “i rapporti con gli stakeholder, a tutti i livelli, devono essere improntati a criteri e comportamenti di assoluta correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto”, qualsiasi azione o comportamento di segno contrario può rappresentare una violazione delle norme di autoregolazione dell’azienda. Altri principi, largamente condivisi, come ad esempio il divieto di corruzione, concussione e divulgazione del segreto industriale, rientrano nei reati già previsti dall’ordinamento giuridico nazionale.
Come indagare
L’azienda, qualora lo ritenga opportuno, può indagare sui propri dipendenti per verificare il sussistere di eventuali violazioni del codice di comportamento interno. Va però sottolineato come, in generale, le indagini sui dipendenti non sono ammesse quando svolte “sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale del lavoratore” (Statuto dei Lavoratori, articolo 8). Inoltre, è vietato utilizzare sistemi audiovisivi per controllare i dipendenti (mentre è lecito utilizzare i medesimi dispositivi per motivi di sicurezza e “per esigenze organizzative e produttive”). Detto ciò, nel caso in cui un’azienda registri scompensi di qualche natura all’interno del proprio ciclo produttivo, può disporre delle indagini di controllo, affidando l’incarico ad un’agenzia di investigazione privata specializzata. Il mandato viene generalmente conferito da un legale rappresentante ma, talvolta, può essere affidato direttamente dal titolare dell’azienda.
Il primo step dell’iter investigativo consiste nell’acquisizione della documentazione relativa ai dipendenti (contratti, curricula e simili); da questi, gli agenti incaricati possono estrapolare un profilo personale e professionale del target delle indagini. Nel rispetto delle restrizioni normative sulle indagini a carico dei dipendenti, gli investigatori approntano una fase di osservazione dinamica (pedinamento) o statica (appostamento), raccogliendo materiale fotografico e video per ricostruire in maniera inconfutabile la condotta del soggetto indagato. Se l’azienda utilizza strutture informatiche e digitali per gestire i propri database ed implementare parte delle attività produttive, le indagini possono includere verifiche di cyber security, ossia controlli su network, strutture e dispositivi di ogni sorta. Lo scopo di questo genere di procedure è certificare la sicurezza delle reti e dei sistemi informatici, individuando eventuali violazioni esterne di carattere forzoso che possono aver contribuito alla violazione di dati sensibili ed informazioni confidenziali. Al termine delle procedure di indagine, gli investigatori descrivono il lavoro svolto ed i risultati ottenuti all’interno di una relazione tecnica.