Smart Working: come controllare i dipendenti?
Tra le misure di contenimento dell’emergenza sanitaria provocata dalla diffusione del virus COVID-19 c’è stata la promozione dello smart working.
Il governo ha deciso di facilitare ulteriormente questa modalità di svolgimento delle mansioni lavorative (già esistente e regolamentata da un’apposita legge) per ridurre gli spostamenti dei dipendenti e, di conseguenza, diminuire le possibilità di potenziali assembramenti, soprattutto sui mezzi pubblici e negli uffici.
Al contempo, molte aziende hanno potuto risparmiare gli interventi di sanificazione e adeguamento dei locali previsti dal protocollo sanitario, riducendo le perdite dovute alla contrazione dei mercati causata dalla pandemia.
Vediamo quindi cos’è e come funziona lo smart working e in che modo è possibile individuare eventuali inadempienze da parte del dipendente che beneficia di questo particolare regime di prestazione lavorativa.
Cosa si intende per Smart Working e cosa dice la legge
Per smart working, definito anche “lavoro agile”, si intende una particolare modalità di erogazione della prestazione lavorativa che non prevede l’obbligo, da parte del dipendente, di recarsi in maniera continuativa sul luogo di lavoro. In altre parole, si tratta di una forma codificata di lavoro autonomo; lo smart working, infatti, è regolamentato in ogni suo aspetto dal Capo II della Legge n. 81 del 22 maggio 2017 (“Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”).
L’articolo 18 della legge sopra citata definisce il lavoro agile come una “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa”. Questa definizione sottolinea la flessibilità intrinseca del lavoro agile, che si discosta dal concetto tradizionale di postazione fissa e orario rigido. La normativa stabilisce, inoltre, che “la prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva”.
Ciò significa che, pur godendo di maggiore autonomia nella gestione dei tempi e dei luoghi, il lavoratore agile rimane soggetto ai limiti massimi di orario previsti dalla legge e dai contratti collettivi nazionali. La Legge 81/2017 ha quindi rappresentato un punto di svolta, perché riconosce ufficialmente una modalità di lavoro sempre più diffusa e necessaria nel contesto lavorativo moderno, basata sulla fiducia e sulla responsabilità reciproca tra datore di lavoro e dipendente.
Vantaggi e svantaggi dello Smart Working
Lo smart working ha numerosi vantaggi sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. Per le aziende, la flessibilità del lavoro agile può tradursi in una riduzione dei costi di gestione degli spazi fisici, come affitti e utenze. Aumenta anche l’attrattività per i talenti, poiché migliora la brand reputation e rende più facile trovare professionisti qualificati anche al di fuori dell’area geografica aziendale.
Si registra spesso anche un aumento della produttività, poiché i dipendenti possono organizzare il proprio tempo in base ai momenti di maggiore concentrazione e ridurre lo stress legato al pendolarismo. Inoltre, una maggiore flessibilità contribuisce a migliorare il benessere dei dipendenti e l’equilibrio tra vita professionale e privata e portare così a una riduzione del tasso di assenteismo e del turnover.
Tuttavia, il lavoro agile presenta anche delle sfide e svantaggi. Per i lavoratori, il rischio principale è una potenziale sfumatura dei confini tra vita privata e professionale, che può portare a un eccesso di lavoro e a difficoltà nel raggiungere il diritto alla disconnessione. La solitudine e la mancanza di interazione sociale con i colleghi possono influire sul benessere psicologico e sulla coesione del team.
Per le aziende, la gestione del lavoro agile richiede un’adeguata infrastruttura tecnologica e politiche chiare per garantire la sicurezza dei dati e la protezione delle informazioni sensibili. Il controllo delle performance può diventare più complesso e richiedere un approccio basato sugli obiettivi piuttosto che sulla mera presenza. La comunicazione interna e la collaborazione possono risentirne se non vengono implementati strumenti e strategie efficaci, e può emergere una difficoltà nel mantenere la cultura aziendale e il senso di appartenenza tra i dipendenti che operano da remoto.
È importante, quindi, che entrambe le parti siano consapevoli di questi aspetti e adottino misure proattive per massimizzare i benefici e mitigare i rischi.
Come funziona e a chi spetta lo Smart Working?
Le modalità di svolgimento del lavoro agile, secondo quanto previsto dalla relativa normativa in vigore dal 14 giugno del 2017, devono essere concordate per iscritto per mezzo di un accordo che “disciplina l’esecuzione della prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali aziendali” e può essere a tempo determinato o indeterminato. In aggiunta, nell’accordo per l’implementazione del lavoro agile individua “i tempi di riposo del lavoratore nonché le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro”. Per quanto riguarda le possibilità di recedere dall’accordo di lavoro agile, “in presenza di un giustificato motivo” – si legge all’articolo 19 – “ciascuno dei contraenti può recedere prima della scadenza del termine nel caso di accordo a tempo determinato, o senza preavviso nel caso di accordo a tempo indeterminato”. Il trattamento economico riservato al dipendente che svolge le proprie mansioni in modalità agile è identico a quello applicato agli altri lavoratori; inoltre, il lavoratore ha il diritto all’apprendimento ed alla tutela degli infortuni sul lavoro ed accesso ad eventuali “incentivi di carattere fiscale e contributivo eventualmente riconosciuti in relazione agli incrementi di produttività”.
Il lavoro agile può essere disposto per qualsiasi tipo di lavoratore subordinato (a patto che le modalità di implementazione dello stesso vengano definite da un accordo scritto) nonché per regolare i rapporti di lavoro nelle pubbliche amministrazioni, “fatta salva l’applicazione delle diverse disposizioni specificamente adottate per tali rapporti”.
Quali inadempienze può compiere il dipendente
La maggior parte degli oneri, quando si parla di lavoro agile, ricade sul datore di lavoro, in quanto responsabile della sicurezza del dipendente e di altre tutele di varia natura. Tuttavia, ciò non significa che lo smart working esoneri il dipendente da qualsiasi adempimento, benché alcuni vincoli, come tempo e luogo in cui fornire la prestazione lavorativa, decadano a favore di una maggiore autonomia personale. La Legge n. 81 del 2017, infatti, prevede che l’accordo tra le parti possa strutturarsi anche in “fasi, cicli e obiettivi”. Ciò significa che datore di lavoro e dipendente possono concordare non tanto un orario fisso da rispettare, quanto piuttosto delle scadenze e dei risultati specifici da raggiungere durante il periodo di lavoro agile. Pertanto, un lavoratore dipendente che usufruisce dello smart working è, in buona parte dei casi, chiamato a completare un ciclo produttivo o a raggiungere determinati obiettivi predefiniti.
Nell’eventualità in cui il dipendente non riesca a rispettare le scadenze concordate o a svolgere fino in fondo le mansioni che gli erano state assegnate, può essere legittimamente considerato inadempiente. Questo include la mancata produzione dei risultati attesi, una qualità del lavoro scadente o il non raggiungimento degli obiettivi di progetto nei tempi stabiliti. Di contro, la flessibilità intrinseca nel lavoro agile fa sì che il semplice mancato rispetto degli orari di ufficio tradizionali non possa essere considerato come esempio di condotta scorretta da parte del lavoratore, a meno che l’accordo non specifichi diversamente e in modo legittimo. L’attenzione si sposta quindi dalla “presenza” al “risultato”.
Le inadempienze, in questo contesto, possono manifestarsi in diverse forme che vanno oltre il mero ritardo. Potrebbe trattarsi di una scarsa disponibilità o reattività durante l’orario di lavoro concordato per le comunicazioni, un utilizzo improprio degli strumenti aziendali o delle risorse fornite per lo smart working, o ancora la violazione di norme di sicurezza informatica o di riservatezza dei dati aziendali, aspetti importantissimi quando si opera al di fuori dei locali dell’azienda. Inoltre, condotte che dimostrano una mancanza di impegno o diligenza nel perseguimento degli obiettivi assegnati, o che addirittura indichino lo svolgimento di attività incompatibili con la prestazione lavorativa durante l’orario contrattuale, possono configurare una grave inadempienza.
In sostanza, mentre la flessibilità sugli orari e sul luogo è assicurata, la responsabilità sui risultati e sulla qualità della prestazione rimane un pilastro essenziale del rapporto di lavoro agile.
Indagare sulla inadempienze con gli investigatori privati
Nel caso in cui il datore di lavoro ritenga opportuno svolgere delle verifiche a carico dei dipendenti che usufruiscono del regime di smart working, ha la possibilità di disporre delle apposite verifiche di controllo e rivolgersi ad un’agenzia di investigazione privata specializzata in indagini sui dipendenti. Il mandato può essere conferito dal datore di lavoro in prima persona, ma nella maggior parte dei casi è un legale rappresentante ad occuparsi di questa incombenza, per una corretta formalizzazione del processo.
La prima fase della procedura investigativa consiste nell’acquisizione, da parte degli investigatori incaricati, dei dati e delle informazioni relative al dipendente da sottoporre ad indagine. In particolare, gli agenti richiedono alcuni documenti specifici, come ad esempio il curriculum, il contratto di lavoro e, naturalmente, l’accordo scritto per lo svolgimento delle mansioni lavorative in modalità agile. In tal modo, gli investigatori ricostruiscono un profilo personale e professionale del dipendente, sulla base del quale possono cominciare a impostare il lavoro investigativo.
La fase successiva delle indagini prevede l’attuazione di una procedura di supervisione, che può essere attiva, come il pedinamento, o passiva, attraverso l’appostamento. Durante tali operazioni, condotte nel pieno rispetto della normativa vigente e dei diritti del lavoratore, gli investigatori possono acquisire materiale fotografico e video, in grado di comprovare la condotta del dipendente nell’ambito di un determinato contesto di tempo e luogo. Procedure di questo tipo sono finalizzate principalmente ad accertare i comportamenti tenuti dal lavoratore nell’arco della giornata (anche al di fuori dell’orario di lavoro, se questi influenzano la prestazione) soprattutto se, nei casi più estremi, tali condotte possono pregiudicare seriamente la prestazione prevista dal contratto di lavoro agile o rappresentare una violazione degli obblighi di diligenza e fedeltà. L’obiettivo è raccogliere prove inconfutabili di eventuali attività incompatibili con l’impegno lavorativo o di un sistematico mancato raggiungimento degli obiettivi.
Al termine delle procedure di indagine, gli agenti incaricati compilano una relazione tecnica dettagliata, nella quale illustrano il lavoro svolto, le metodologie impiegate e i risultati ottenuti. Questo documento, che racchiude tutte le prove raccolte e documentate, può essere utilizzato dal mandante delle indagini nell’ambito di un eventuale procedimento giudiziario, perché assume un valore probatorio di fondamentale importanza. Permette al datore di lavoro di adempiere all’onere della prova nel caso in cui i riscontri prodotti durante le indagini abbiano rappresentato un valido motivo per l’interruzione del rapporto di lavoro, qualora il dipendente abbia fatto ricorso avverso a tale decisione. È un passaggio essenziale per garantire la legittimità di ogni azione disciplinare intrapresa dall’azienda.
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Domande Frequenti
Il datore di lavoro può controllare i dipendenti che lavorano da remoto?
Sì, il datore di lavoro ha il diritto di controllare l’attività dei dipendenti anche in smart working, ma nel rispetto della legge e della privacy del lavoratore. I controlli devono essere finalizzati a verificare l’adempimento della prestazione lavorativa e non possono riguardare la sfera privata del dipendente.
Come monitorare i dipendenti?
Il monitoraggio dei dipendenti in smart working dovrebbe avvenire attraverso strumenti che verificano la produttività e il raggiungimento degli obiettivi, piuttosto che la mera presenza. Si possono utilizzare software di gestione progetti, piattaforme collaborative, sistemi di monitoraggio delle attività svolte sui dispositivi aziendali forniti in dotazione (sempre con le dovute informative e nel rispetto della privacy). Le verifiche non devono sconfinare nel controllo a distanza dell’attività del dipendente sul suo tempo libero o su dispositivi personali. L’importante è che gli strumenti siano idonei a valutare l’esecuzione della prestazione e che il dipendente sia consapevole della tipologia e delle finalità del monitoraggio.
Quali sono i comportamenti di prevenzione generale richiesti allo smart worker?
Lo smart worker è tenuto a rispettare alcuni comportamenti di prevenzione generale per garantire la sicurezza propria e delle informazioni aziendali. Questo include l’adozione di un ambiente di lavoro sicuro e ergonomico, il rispetto delle politiche aziendali sulla sicurezza informatica (ad esempio, l’uso di password robuste, l’attenzione al phishing, l’aggiornamento dei software di sicurezza), la protezione dei dati sensibili e degli strumenti aziendali forniti.
Deve inoltre assicurare la propria disponibilità durante i tempi concordati per le comunicazioni e la collaborazione e mantenere sempre un atteggiamento professionale. Sebbene il luogo di lavoro sia flessibile, il lavoratore agile rimane responsabile della diligenza e della fedeltà nei confronti del datore di lavoro, assicurando che la propria condotta non pregiudichi la produttività o l’immagine aziendale.