Cos’è il dossier di reputazione personale e come si fa
Quando una società o un’azienda pianifica di integrare all’interno del proprio organico una nuova risorsa o figura professionale, viene approntato uno scrupoloso processo di valutazione finalizzato a comprovarne l’affidabilità. Un potenziale datore di lavoro, infatti, per tutelare i propri interessi, ha bisogno di avere quante più informazioni possibili circa il soggetto che potrebbe essere inserito nell’organico aziendale, soprattutto se si prospetta l’inserimento dello stesso in posizioni di particolare responsabilità. Per questo, in molti casi, l’azienda può richiedere a terzi l’elaborazione di un dossier di reputazione personale: vediamo di seguito di cosa si tratta e come fare per ottenerlo.
Cos’è il dossier di reputazione personale
Il dossier di reputazione personale (o dossier personal reputation) è costituito da un rapporto dettagliato all’interno del quale vengono raccolte informazioni inerenti ad un soggetto specifico; tali informazioni vengono ottenute per mezzo di apposite procedure investigative, volte a comprovare l’affidabilità della persona sottoposta a verifica. In aggiunta, come sottolinea Alessio Piccinni – Intelligence & Cyber Risk Management Analyst di Inside Intelligence & Security Investigations, trattandosi di un dossier “reputazionale”, si tratta di un documento che tende a focalizzarsi su determinati aspetti del profilo personale e professionale del soggetto che costituisce il target dei controlli. In altre parole, il dossier passa al vaglio tutti gli elementi utili al committente per valutare in maniera oggettiva la carriera del potenziale dipendente o socio, tenendo in considerazione in special modo fatti ed eventi che potrebbero averne minato (o rinsaldato) la reputazione. Da un punto di vista strettamente pratico, il dossier è un documento che contiene alcune informazioni di base (come ad esempio i riferimenti anagrafici), affiancate ai dati relativi alla carriera professionale, integrati dai riscontri ottenuti per mezzo di analisi incrociate con specifici elenchi stilati dalle autorità nazionali ed internazionali.
A cosa serve questo dossier
Il dossier di reputazione personale può servire a diversi scopi; in linea di principio, rappresenta un valido strumento di tutela a disposizione di società e aziende nell’ambito del processo di valutazione di possibili nuove risorse da inserire all’interno del proprio organico. Da questo punto di vista, il documento serve a delineare in maniera accurata il profilo personale e professionale di un potenziale nuovo dipendente (o socio), attraverso una capillare ricostruzione delle tappe della carriera di quest’ultimo. Lo scopo di questo tipo di ricerca è duplice: da un lato punta a comprovare, in modo inconfutabile, le informazioni fornite dallo stesso aspirante dipendente o socio (così come quelle reperibili da fonti esterne, come ad esempio i media o internet); dall’altro, il dossier può essere utile per mettere in evidenza eventuali omissioni o discrepanze rispetto a quanto l’azienda (in quanto potenziale datore di lavoro) ha già acquisito in precedenza. In entrambi i casi, il dossier si basa su riscontri oggettivi – in quanto risultanti da una procedura investigativa svolta da professionisti del settore – utili ad una più attenta valutazione della potenziale risorsa da inserire in organico. L’aspetto reputazionale, in tal senso, è molto importante in quanto – ad esempio – un nuovo dirigente con una cattiva reputazione alle spalle può provocare, sia nel breve che nel medio termine, un danno reputazionale anche all’azienda che lo ha assunto (il che può tradursi, successivamente, in un contraccolpo economico).
Come si crea il dossier
Se una società, o un’azienda, hanno bisogno di un dossier reputazionale riguardante un potenziale nuovo dipendente, dirigente o socio, possono rivolgersi ad un’agenzia di investigazione privata specializzata in indagini di questo tipo. È importante affidare una procedura del genere a figure professionali qualificate, in quanto le operazioni investigative devono essere condotte anzitutto nel rispetto delle norme in vigore. L’articolo 8 dello Statuto dei Lavoratori, ad esempio, consente di effettuare indagini anche quando finalizzate all’assunzione ma solo a determinate condizioni: “È fatto divieto al datore di lavoro, ai fini dell’assunzione, come nel corso dello svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale del lavoratore”. Pertanto, le indagini sono legittime solo se si concentrano su tutti gli aspetti caratterizzanti dell’attitudine professionale del soggetto in questione. Va aggiunto, inoltre, che le procedure di indagine non possono includere intercettazioni ambientali o qualsiasi altra azione che possa implicare una violazione della privacy e, più in generale, delle normative vigenti in materia.
Il mandato di indagine viene generalmente conferito da un legale rappresentante ma, in alcuni casi, può essere il mandante a farsi carico in prima persona di questa incombenza. Espletate le formalità di rito, gli analisti possono cominciare a dedicarsi alla prima fase dell’iter investigativo, che consiste nell’acquisire le informazioni di base relative al soggetto da sottoporre a indagine. In particolare, gli investigatori necessitano degli estremi di identificazione (dati anagrafici, domicilio, residenza e quant’altro) e, in secondo luogo, dei dati in possesso del mandante delle indagini (curriculum vitae, lettere di presentazione o di referenze); parte di questi dati possono provenire da colloqui effettuati di persona oppure dai risultati di eventuali test di valutazione approntati dai recruiter. Questa mole di dati serve agli investigatori per delineare un profilo personale e professionale del proprio target, dal quale partire per effettuare le verifiche ed i controlli necessari.
Gli analisti incaricati verificano anzitutto che i dati anagrafici corrispondano con quelli ufficiali presenti negli appositi registri pubblici; successivamente, vengono passati in rassegna i titoli di studio, le patenti, gli attestati, le qualifiche e, se presenti, iscrizioni ad albi o ordini professionali. In aggiunta, vengono verificate esperienze accademiche o formative accreditate presso istituti o enti stranieri, in modo tale da comprovare l’autenticità delle informazioni fornite dal target. La fase successiva dell’iter di indagine prevede l’analisi dei riscontri relativi alla carriera professionale del soggetto; gli agenti valutano tutti gli aspetti delle precedenti esperienze lavorative (ambito di impiego, durata dei rapporti lavorativi, posizioni ricoperte e mansioni svolte) così da poter sia indicare la compatibilità con un eventuale inserimento presso l’azienda del mandante delle indagini sia constatare la presenza di eventuali fatti o eventi pregiudizievoli. Questi ultimi vanno dal licenziamento per giusta causa al coinvolgimento in situazioni quali protesti, fallimenti, bancarotta e simili fino alle accuse di corruzione; queste ultime possono essere verificate tramite apposite indagini di conformità condotte per mezzo del confronto incrociato con i dati contenuti sia in archivi pubblici (Catasto, Camera di commercio e simili) sia in liste speciali (anticorruzione, Persone esposte politicamente, antiterrorismo e simili). Quanto emerge dalle operazioni di indagine viene riportato dossier investigativo che viene poi consegnato al mandante.