Cos’è un dossier pre-assunzione e come si effettua
Molto spesso le aziende hanno bisogno di ampliare il proprio organico o di sostituire uno o più elementi in uscita dal proprio organigramma. Per questo approntano procedure di selezione per valutare tutte le candidature che arrivano per le posizioni vacanti; le aziende più grandi si affidano a figure specializzate (i recruiter) per effettuare le valutazioni del caso, ossia analizzare i curricula, le referenze e, eventualmente, svolgere colloqui personali, sia dal vivo che a distanza.
Perché fare indagini pre-assunzione
In alcuni casi, le aziende che intendano assumere un nuovo dipendente procedono in maniera indipendente ad effettuare alcune verifiche su di un candidato ad una posizione aperta. In tal caso, si parla di “indagini pre-assunzione” perché, come si intuisce dalla denominazione stessa, vengono approntate prima dell’assunzione e, talvolta, sono propedeutiche alla stessa. Un’azienda o una società decide di avvalersi di questo genere di controllo anzitutto per tutelare sé stessa e i propri interessi; di frequente, le investigazioni pre assuntive sono motivate dalla necessità di inserire una nuova risorsa in una posizione di grande responsabilità, particolarmente delicata per l’economia delle attività aziendali. Per questo, il datore di lavoro ha bisogno di ulteriori garanzie circa l’affidabilità del possibile nuovo dipendente.
Un altro motivo – altrettanto importante – per disporre delle indagini preventive su un candidato ad una posizione lavorativa aperta è quello di verificare la veridicità delle informazioni fornite in fase di candidatura. È importante, infatti, che l’azienda si accerti che quanto dichiarato dall’aspirante dipendente corrisponda a verità, soprattutto per quanto riguarda i titoli di studio e le qualifiche professionali. Come si può facilmente intuire, l’assunzione di una figura in parte o del tutto non qualificata può avere ripercussioni fortemente negative sullo sviluppo delle attività dell’azienda. Le indagini pre assunzione possono essere anche finalizzate a verificare il certificato penale del candidato: in diversi contesti, infatti, chi aspira ad una particolare posizione lavorativa deve fornire anche un certificato penale che permetta al datore di lavoro di valutare l’esistenza di precedenti di natura pregiudizievole, rispetto alla mansione per la quale il soggetto si candida.
Come si effettuano le indagini
Come spiega Salvatore Piccinni – Managing Director Head of Southern Europe di Inside Intelligence & Security Investigations, le indagini pre-assunzione vengono svolte, a livello professionale, da un’agenzia di investigazione privata specializzata nel settore del business intelligence. Il mandato può essere conferito direttamente dal titolare dell’azienda oppure da un legale rappresentante.
Il primo step dell’iter investigativo consiste nell’acquisizione, da parte degli agenti incaricati, di tutte le informazioni documentali e non relative al soggetto dell’indagine; il mandante consegna curriculum, lettere di presentazione ed altre referenze; se è stato già svolto un colloquio in forma personale, dal vivo o a distanza, gli agenti vengono messi a conoscenza dei riscontri emersi (spesso i recruiter prendono appunti o registrano la conversazione se si è svolta a distanza). In tal modo, è possibile tracciare un profilo personale e professionale dal quale iniziare le indagini.
Le prime verifiche si concentrano sui dati anagrafici: nome, cognome, luogo e data di nascita, residenza e cittadinanza. Successivamente, si passano al vaglio i titoli di studio: gli agenti verificano che il candidato abbia effettivamente conseguito i titoli citati (svolgendo apposite verifiche presso gli istituti e gli atenei indicati dal candidato) e, cosa particolarmente importante, si accertano che la votazione dichiarata corrisponda a quella effettivamente ottenuta. Ad integrazione di queste verifiche, gli agenti controllano l’iscrizione ad albi ed ordini professionali e l’effettivo possesso di certificati (di ogni genere) e patenti di sorta. Va ricordato come, in linea di principio, non sia possibile effettuare indagini a carico di un lavoratore, anche ai fini dell’assunzione “sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale del lavoratore”, secondo quanto stabilito dall’articolo 8 della Legge n. 300 del 20/05/1970, meglio nota come Statuto dei Lavoratori. Anche per questo, è bene affidare questo tipo di indagine a personale esperto e qualificato, in grado di implementare tutte le procedure investigative nel rispetto delle norme di legge in vigore. Una volta concluse tutte le verifiche concordate con il mandante delle indagini, gli agenti incaricati redigono una relazione tecnica, all’interno della quale vengono illustrati il lavoro svolto e i risultati con esso ottenuti.
Cos’è un dossier pre-assunzione
Il dossier pre-assunzione è un documento tecnico che riporta tutte le informazioni salienti, ai fini dell’assunzione, di un candidato nell’ambito di un procedimento di selezione finalizzato all’assunzione. In genere, questo tipo di documento viene redatto per lo più dai recruiter, che integrano i dati forniti dall’aspirante dipendente con tutte le informazioni raccolte tramite colloquio. A queste si possono aggiungere le annotazioni personali; in molti casi, infatti, un semplice colloquio conoscitivo viene strutturato come una sorta di esame, nel quale il candidato deve rispondere ad una serie di domande per dimostrare di essere adeguato alla posizione aperta alla quale aspira. Le domande vengono utilizzate dai recruiter per valutare alcune caratteristiche e determinati requisiti, come ad esempio la capacità di problem solving o la reattività a situazioni di stress, così come la proprietà di linguaggio, la padronanza del gergo tecnico o della lingua inglese (requisito ormai ampiamente diffuso).
Come si effettua il dossier
La stesura di un dossier pre-assunzione include non solo tutta la documentazione fornita dal candidato e le informazioni raccolte dai recruiter (che a loro volta possono confluire in un piccolo dossier specifico). Il fascicolo di un singolo candidato comprende anche la relazione tecnica prodotta dagli agenti incaricati di svolgere le sopra citate indagini preassuntive, a prescindere dagli esiti di queste ultime.
Le investigazioni, infatti, possono anche risolversi in un nulla di fatto, ossia confermare in pieno quando dichiarato dal candidato. Anche in tal caso, gli esiti delle indagini vanno incluse nel dossier, sottolineando come i riscontri consolidano la posizione del soggetto in questione; naturalmente, se gli investigatori hanno sottolineato delle criticità, queste devono essere parimenti evidenziate nel dossier, portando all’attenzione di chi dovrò decidere a favore o contro l’assunzione eventuali discrepanze o incongruenze. In genere, il dossier si conclude con una scheda valutativa, all’interno della quale l’autore sintetizza le caratteristiche del profilo personale del candidato, indicando pregi e difetti, ed esprimendo la propria opinione circa l’inserimento possibile della risorsa all’interno dell’azienda. In particolare, viene indicato se e quanto il profilo del candidato combacia con quello ricercato dall’azienda e con quali modalità potrebbe avvenire tale inserimento (immediato, graduale, previo tirocinio o affiancamento). Sulla base delle informazioni riportate nel dossier, la figura incaricata di procedere all’assunzione può orientare la propria decisione, stabilendo i termini dell’eventuale inserimento della nuova figura lavorativa; di contro, se la relazione tecnica degli investigatori solleva troppi dubbi sull’affidabilità del candidato, è possibile che la decisione finale consista in un rifiuto della candidatura del profilo ritenuto non idoneo.