Come indagare per le lettere di raccomandazione e scoprire se sono false
Quando un’azienda ha bisogno di assumere nuovo personale mette in atto un processo di selezione che si svolge secondo modalità differenti a seconda della struttura aziendale e della figura professionale o della risorsa ricercata. Ciò nonostante, in linea di principio, l’iter si articola secondo i medesimi principi: una volta ricevute le candidature per la posizione aperte, una o più figure specializzate nella valutazione degli aspiranti (i cosiddetti “recruiter”) passano al vaglio la documentazione presentata dai soggetti che si sono candidati; quelli ritenuti potenzialmente idonei ad un inserimento in pianta stabile (o propedeutico) nell’organico aziendale vengono sottoposti ad uno o più colloqui, a seconda delle competenze che il recruiter intende testare.
In genere, chi sottopone la propria candidatura per una determinata posizione lavorativa invia all’azienda un curriculum vitae; talvolta, per rendere più esaustiva ed articolata la candidatura è possibile allegare anche una lettera di referenze.
Cos’è una lettera di referenze
Mentre il curriculum vitae è un documento di natura “tecnica” (in quanto contiene una vasta gamma di informazioni identificative, dai dati anagrafici a quelli relativi al domicilio, passando per i titoli accademici e le qualifiche professionali), la lettera di referenze è molto più specifica.
Si tratta, a tutti gli effetti, di un supplemento integrativo ad alcune informazioni già riportate in curriculum. Una lettera di referenze certifica, ad esempio, che il candidato (per un dato periodo di tempo) ha ricoperto un determinato ruolo all’interno di una certa società o azienda, distinguendosi per le doti personali e professionali o per il raggiungimento di specifici obiettivi. La funzione di questo tipo di documento è quella di certificare in maniera inconfutabile quanto dichiarato dal candidato nel proprio curriculum, dando allo stesso ed alla referenza ulteriore veridicità. Da questo punto di vista, il ruolo di una lettera di referenze è molto simile a quello di una lettera di raccomandazione.
Poiché si tratta di un documento non standardizzato, una lettera di referenze può essere scritta in vario modo (fermo restando lo stile asciutto e professionale e la necessità di riportare riferimenti chiari e precisi). In linea generale, essa deve riportare:
- specifici riferimenti temporali (ossia indicare in maniera chiara il periodo durante il quale il candidato ha lavorato presso l’azienda referente);
- specifici riferimenti professionali, inerenti al ruolo ricoperto ed alle mansioni svolte;
- data e firma del relatore della lettera (con relativa indicazione del ruolo ricoperto all’interno dell’azienda);
- indicazioni puntuali inerenti al tipo di referenza (qualità personali, professionali e attitudinali del soggetto referenziato).
Perché è molto importante
Non è difficile immaginare quanto possa risultare importante, ai fini del processo di valutazione delle qualità di un candidato, una buona lettera di referenze.
Essa rappresenta una risorsa preziosa, sia per il recruiter che per l’aspirante lavoratore. Da un lato, infatti, la lettera costituisce un approfondimento ad una serie di informazioni riportate in maniera gioco forza sintetica nel curriculum; in altre parole, un’argomentazione più espansiva, che fornisce a chi è deputato alla valutazione del candidato una serie di elementi ulteriore per articolare un giudizio più equo e dettagliato, in quanto basato su riscontri più specifici e meglio documentati.
Dall’altro, la lettera consente al candidato di presentare il proprio profilo professionale in maniera migliore. Un documento di questo tipo, infatti, offre la possibilità di fornire in maniera chiara informazioni che, magari, l’aspirante potrebbe avere difficoltà a comunicare di persona. In aggiunta, consente di chiarire i motivi dell’interruzione del precedente rapporto di lavoro, escludendo eventi pregiudizievoli che potrebbero mettere in cattiva luce l’aspirante dipendente nei confronti dei recruiter e dei possibili nuovi datori di lavoro.
Infine, la lettera di referenze fornisce contatti referenziali esterni utilizzabili anche dai recruiter: questi infatti possono essere utilizzati dalle figure incaricate della valutazione del personale da inserire per reperire ulteriori informazioni “di prima mano”, anche per confutare quelle già ottenute in prima istanza dal curriculum e dalla lettera stessa.
Come capire se una lettera di referenze è falsa
Come per i curriculum vitae, non mancano i casi in cui anche le lettere di referenze vengano falsificate, in parte o del tutto. Come spiega anche Salvatore Piccinni – Managing Director Head of Southern Europe di Inside Intelligence & Security Investigations, non è semplice capire quando ci si trova di fronte ad un documento falso, specie se le informazioni in esso riportate sono state solo parzialmente alterate. Ad ogni modo, un’azienda – nell’ottica di salvaguardare i propri interessi e tutelarsi prima di una eventuale assunzione – può richiedere delle indagini di controllo ad un’agenzia di investigazioni privata. Il mandato può essere conferito qualora emergano dei dubbi su di una parte o sull’intera lettera; il mandante può essere tanto il titolare dell’azienda o della società in prima persona quanto un legale rappresentante della stessa.
Gli agenti incaricati mettono in atto l’iter investigativo nel rispetto delle norme vigenti: le indagini sui dipendenti, anche ai fini dell’assunzione, sono lecite a patto che non riguardino determinati ambiti quali la fede religiosa e l’orientamento politico (secondo quanto disposto dallo Statuto dei Lavoratori).
La fase di indagine non può non prendere le mosse da una semplice acquisizione della documentazione relativa al target dell’investigazione. Gli investigatori entrano in possesso del curriculum vitae e della lettera di referenze. Questi ultimi vengono impiegati anzitutto per un’analisi comparativa per accertare, almeno in maniera preliminare, che non vi siano evidenti discrepanze (temporali o di altra natura) tra quanto riportato nell’uno e nell’altra.Fatto ciò, gli agenti passano al vaglio tutte le informazioni presenti soltanto nella lettera. Alcune, di carattere soggettivo (come ad esempio le “ottime capacità professionali dimostrare durante il rapporto di lavoro”) risultano più difficili da verificare, benché non impossibili.
Il modo più semplice di accertare la bontà di una lettera di referenze è quella di contattare l’azienda referente e di verificare se, nel periodo riportato, il candidato abbia effettivamente ricoperto la posizione lavorativo indicata nella lettera. Questo genere di controllo passa attraverso una verifica d’archivio, tramite lo storico delle assunzioni nel periodo in questione oppure per mezzo di uno screening della contabilità. Altro ‘canale’ di indagine è quello rappresentato dal firmatario della lettera: gli agenti possono contattarlo direttamente (per telefono o mail) per un accertamento. Ciò non toglie che controlli ‘esterni’ possano essere condotti anche sul firmatario della lettera; in tal caso le indagini mirano a verificare se e quando questi abbia effettivamente lavorato presso l’azienda referente, e a che titolo. In sintesi, sono quattro i riscontri da verificare:
- Il periodo di impiego;
- Ruoli, mansioni e compenso;
- Motivi dell’interruzione del rapporto di lavoro;
- Identità del firmatario.
Una volta completate le indagini, gli investigatori stilano una relazione finale che viene consegnata al mandante delle indagini. Il documento contiene un’accurata descrizione del lavoro svolto e dei risultati ottenuti che possono integrare ulteriormente gli elementi a disposizione del recruiter nel processo di valutazione di un aspirante dipendente.