La privacy nelle indagini preassuntive, tutto quello che serve sapere

19 Mag , 2020 Indagini Aziendali

La privacy nelle indagini preassuntive, tutto quello che serve sapere

Il processo di assunzione di una nuova risorsa si articola in diverse fasi; la più importante è di certo quella che prevede la valutazione dei candidati che si propongono per la posizione disponibile all’interno dell’azienda. A sua volta, la valutazione di un possibile nuovo dipendente passa attraverso l’analisi preliminare dei curricula e di altri documenti (lettera di referenze o di presentazione) e lo svolgimento di colloqui con i candidati più papabili (in genere in presenza o per via telematica). Talvolta, specie se la posizione vacante per la quale l’azienda ricerca una nuova risorsa è particolarmente importante, il processo di valutazione può essere integrato da vere e proprie indagini di controllo, commissionate dal potenziale datore di lavoro a carico dell’aspirante dipendente.

Cosa sono le indagini pre-assunzione

Le indagini pre-assunzione (o preassuntive) sono verifiche effettuate da un soggetto terzo a carico di un potenziale dipendente dietro mandato dell’azienda o della società che ha bisogno di assumere nuovo personale. Come si intuisce dalla definizione stessa, questo tipo di indagini viene svolta prima della formalizzazione dell’assunzione del nuovo dipendente; esse rappresentano uno strumento di tutela a disposizione dell’azienda che intende salvaguardare i propri interessi.

Questo tipo di indagini vengono effettuate da agenzie di investigazione private, specializzate in business intelligence. Il mandato viene in genere conferito da un legale rappresentate ma, benché sia più raro, può essere affidato all’agenzia direttamente dal titolare dell’azienda. La prima fase dell’iter investigativo consiste nell’acquisizione dei dati relativi al potenziale lavoratore, sulla base dei quali gli agenti incaricati possono delineare un profilo professionale e personale. Lo step successivo prevede una verifica di tali informazioni, svolte entro i limiti previsti dalle leggi sulla tutela della privacy. Al termine delle indagini, gli investigatori stilano una relazione tecnica, all’interno della quale illustrano il lavoro svolto ed i risultati ottenuti. La relazione viene consegnata a chi si occupa della valutazione preliminare dei candidati (i recruiter) ad integrazione delle informazioni già raccolte, così da poter effettuare una valutazione più attenta ed approfondita del profilo professionale dell’aspirante dipendente.

Perché sono molto importanti

Quello delle indagini pre-assunzione è uno strumento molto importante per le aziende che si apprestano a valutare i profili professionali dei candidati per una o più posizioni vacanti all’interno del proprio organico. Come spiega Salvatore Piccinni – Managing Director Head of Southern Europe di Inside Intelligence & Security Investigations, l’aspetto più significativo di questo tipo di indagini è quello di carattere preventivo. Attraverso le investigazioni preassuntive, il potenziale datore di lavoro può individuare omissioni o discrepanze rispetto a quanto comunicato dal candidato o emerso durante i colloqui preliminari. Nel rispetto della privacy personale, i recruiter possono chiedere conto di tali differenze ma, come vedremo più avanti, gli ambiti di trattamento di dati personali sono limitati (sia da norme nazionali che comunitarie) a specifici ambiti, a tutela della riservatezza personale. Tramite questo tipo di indagini, l’azienda può individuare preventivamente eventi o fatti di natura pregiudizievole che rendono il candidato inadeguato alla posizione lavorativa per la quale quest’ultimo si è proposto.

Altro aspetto a rendere importanti le indagini preassuntive è la tutela degli interessi dell’azienda. Tale tutela si concretizza in diversi ambiti, a partire da quello economico e finanziario: le indagini servono a garantire l’assunzione di una persona qualificata, in grado di svolgere nella maniera appropriata determinate mansioni, apportando un contributo positivo alle attività aziendali. In tal senso, una ulteriore verifica dei titoli e delle qualifiche è assai fondamentale affinché l’azienda possa orientare la procedura di assunzione verso il profilo (o i profili) che effettivamente possiedono le caratteristiche e le competenze congruenti con le necessità del datore di lavoro.

Indagini preassuntive e privacy cosa dice la legge

Le indagini preassunzione possono risultare problematiche per quanto concerne il rispetto della privacy del dipendente e, più in generale, circa la legittimità di indagare su un potenziale dipendente. A tal proposito, è necessario tenere presenti anzitutto le disposizioni contenute all’interno dello Statuto dei Lavoratori; l’articolo 8 (“Divieto di indagine sulle opinioni”) stabilisce che “è fatto divieto al datore di lavoro, ai fini dell’assunzione, come nel corso dello svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale del lavoratore”. In altre parole, il datore di lavoro può indagare anche su un potenziale dipendente, a patto che le indagini non siano incentrate su aspetti della vita privata ed altri ambiti non correlati alla professionalità del soggetto indagato. Lo Statuto stabilisce, inoltre, che “è nullo qualsiasi patto od atto diretto a subordinare l’occupazione di un lavoratore alla condizione che aderisca o non aderisca ad una associazione sindacale ovvero cessi di farne parte” (articolo 15). In sostanza, indagare – non necessariamente rivolgendosi ad un investigatore o un’agenzia – è possibile, purché le informazioni raccolte riguardino esclusivamente la sfera professionale del lavoratore.

Circa il trattamento dei dati personali in funzione dell’assunzione, è necessario citare anche quanto stabilito dalla Raccomandazione CM/Rec(2015)5, applicabile “a qualunque trattamento di dati personali per scopi di lavoro nel settore pubblico e privato”. “Nel trattamento di dati personali per scopi di lavoro” – si legge nella Raccomandazione – “dovrebbero essere garantiti il rispetto della vita privata e la protezione dei dati personali, segnatamente al fine di consentire il libero sviluppo della personalità del dipendente ed opportunità di rapporti personali e sociali sul luogo di lavoro”. In aggiunta, viene disposto che “i datori di lavoro dovrebbero ridurre al minimo il trattamento di dati personali, limitandolo ai dati necessari per lo scopo perseguito nel singolo caso”. In generale, quindi, anche a livello comunitario vige l’orientamento normativo per cui l’acquisizione ed il trattamento di dati personali sono leciti solo se indispensabili ai fini della definizione o dello sviluppo del rapporto di lavoro, in relazione alle specifiche caratteristiche del ruolo o delle mansioni che potrebbero essere affidate al dipendente (o al potenziale prestatore di lavoro nel caso in cui si tratti di indagini pre-assunzione). A tal proposito, la già citata raccomandazione, prevede che “in linea di massima, i dati, a carattere personale dovranno essere raccolti dal lavoratore interessato. Quando fosse necessario consultare fonti esterne ai rapporti di lavoro, la persona interessata dovrà essere informata”.

Per alcuni casi specifici, ossia l’assunzione di alcool e sostanze stupefacenti, la normativa in vigore non autorizza il datore di lavoro a disporre delle verifiche basate solo su un potenziale fattore di rischio; come stabilito dal D.lgs 81/2008, tale prerogativa ricade sul medico competente. In aggiunta, per quanto concerne i dati giudiziari, in base a quanto statuito sia dal GDPR 2016/679 sia dal D.Lgs 101/2018, questi non possono essere acquisiti, tranne nei casi in cui questa eventualità non sia contemplata dalla legge.


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